Zasady i przepisy

Zasady systemu, przepisy, skargi i odwołania

Przepisy dotyczące certyfikacji United Registrar of Systems (Holdings) Ltd. - (zwane dalej URS) oraz inne przepisy dotyczące usług są przedstawione poniżej.

1. Niniejszy regulamin dotyczy certyfikacji przez członka URS Holdings.
Dla celów niniejszych przepisów "URS Holdings" oznacza każdą Markę działającą w ramach URS (Holdings) Ltd. Wszystkie powiązane marki i powiązane firmy, takie jak URS Regulation, URS Systems, URS Verification, URS People, URS Product, URS Monitoring (Inspection).

"Logo" oznacza logo zatwierdzone przez URS Holdings.

"Komisja Odwoławcza" oznacza komisję Niezależnej Komisji ds. Certyfikacji URS ustanowioną w celu rozpatrywania odwołań. Zespół powołany w odniesieniu do każdego odwołania będzie składał się z przewodniczącego i co najmniej dwóch członków Niezależnej Komisji ds. Certyfikacji, z których żaden nie będzie bezpośrednio zainteresowany przedmiotem odwołania.

"Wnioskodawca" oznacza osobę fizyczną, prawną lub prawną, która złożyła wniosek, ale nie otrzymała jeszcze certyfikatu w zakresie wniosku, niezależnie od tego, czy chodzi o certyfikację, inspekcję lub inną powiązaną usługę.

"Zarząd" oznacza Zarząd ustanowiony jako organ zarządzający URS Holdings.

"Norma lub schemat" oznacza normę lub schemat, dla którego Klient ubiega się o Certyfikację (np. ISO 27001) i/lub usługi kontrolne, takie jak audyty społeczne, lub powiązane usługi świadczone przez URS.

"Certyfikat" oznacza certyfikat potwierdzający, że system zarządzania, przeprowadzona inspekcja, odbyte szkolenie lub inna usługa, która prowadzi do uzyskania certyfikatu, przyznana organizacji, została oceniona przez członka URS Holdings zgodnie z niniejszymi przepisami.

"Kierownik ds. Schematów" oznacza osobę, która jest mianowana na czas określony przez Radę Dyrektorów za zgodą Rady, do kierowania obszarem, za który Rada jest odpowiedzialna. Może istnieć kilku Menedżerów Schematów w zależności od oferowanych Schematów i/lub usług.

"Zarejestrowana organizacja" oznacza osobę fizyczną, prawną lub prawną, której członek URS Holdings przyznał certyfikat.

"Udokumentowany System Zarządzania" oznacza zbiór dokumentów/opisów/protokołów/Standardowych Procedur Operacyjnych/Instrukcji Pracy lub innych formalnych instrukcji służących wdrożeniu systemu organizacji, które określają konkretne praktyki, zasoby i działania tej organizacji istotne dla osiągnięcia zgodności z określoną normą, specyfikacją lub w inny sposób określonym wymaganiem, oraz, w stosownych przypadkach, praktyki i działania związane z określonymi Kodeksami Postępowania.

"Noty Informacyjne/Noty Biegłego Rewidenta" oznaczają dokument opracowany przez URS, branżę, zamówienia publiczne i powiązane interesy, z udziałem lub bez udziału członka URS, który szczegółowo określa wymagania Standardu/Schematu/Wymogu w odniesieniu do określonego sektora przemysłu.

2. URS Holdings lub którakolwiek z jego spółek zależnych jest ostatecznym organem, przez który mogą być przyznawane certyfikaty lub wydawane raporty (tj. Weryfikacja URS w przypadku Audytów Społecznych) i działa za pośrednictwem Menedżera Schematów, który w celu dokonywania ocen zgodnie z niniejszymi przepisami może od czasu do czasu delegować swoje funkcje, które może mianować lub odwoływać, jeśli uzna to za konieczne,  z zastrzeżeniem warunków, które Zarząd może od czasu do czasu narzucać.

3. Wnioskodawca, który udowodni Zarządcy Schematu, że jest w stanie przestrzegać niniejszych przepisów i że klient prowadzi działalność w dobrej wierze, a także który przekaże Zarządcy Schematu takie zobowiązania, jakich może on wymagać, będzie uprawniony, z zastrzeżeniem warunków niniejszego regulaminu, do uzyskania certyfikatu lub audytu, które pozostaną jednak własnością odpowiedniego członka URS. W przypadku Systemu Certyfikacji Systemów Zarządzania, Certyfikaty Początkowe mają zazwyczaj datę ważności i datę wygaśnięcia (w przypadku certyfikacji systemu zarządzania okres ten wynosi zazwyczaj 36 miesięcy). W takim przypadku, jeżeli organizacja nie zamierza odnowić swojego certyfikatu, musi powiadomić Kierownika Schematu na piśmie o swoim zamiarze nieprzedłużania tego, co najmniej dwa miesiące przed datą wygaśnięcia certyfikatu. Prawo organizacji do korzystania z certyfikatu lub raportu, w zależności od przypadku, nie podlega przeniesieniu bez wyraźnej pisemnej zgody kierownika systemu.

4. Organizacja certyfikowana lub audytowana oznacza klienta:

(i) przestrzegać niniejszego regulaminu przez cały czas(ii) używać odpowiedniego logo zgodnie z warunkami określonymi dla korzystania ze Znaków i Logo - zgodnie z definicją zawartą na tej stronie internetowej oraz w odniesieniu do usługi (usług) lub produktu (produktów), które są przedmiotem certyfikatu, a następnie wyłącznie z adresu podanego w certyfikacie lub raporcie (oraz w załączniku, jeśli dotyczy). (iii) Utrzymywać i dokumentować system (w stosownych przypadkach) zgodnie z odpowiednim standardem oraz udostępniać kopie całości lub części udokumentowanego systemu, jeżeli Kierownik Systemu zażąda jego przedłożenia odpowiedniemu członkowi URS w celach referencyjnych. (iv) powiadomić odpowiedniego członka URS Holdings o powstałych sprawach, które mogą mieć wpływ na zdolność ich Certyfikacji do dalszego spełniania wymagań normy (norm) stosowanych do certyfikacji lub niniejszych przepisów certyfikacyjnych. Powiadomienie musi być niezwłoczne (w ciągu 3 dni roboczych) i w formie pisemnej, gdy zmiany w systemie są istotne (np. zmiany dotyczące statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego; zmiany kluczowego personelu kierowniczego; zmiana nazwy organizacji, adresu kontaktowego i lokalizacji; zmiany zakresu działalności i kategorii produktów objętych certyfikowanym/zarejestrowanym systemem zarządzania),  wszelkie inne zmiany, które powodują, że informacje zawarte w certyfikacie są niedokładne; oraz istotne zmiany w systemie i procesach zarządzania). W przypadku gdy zmiany są niewielkie, należy o nich powiadomić przedstawiciela URS Holdings podczas następnej zaplanowanej wizyty oceniającej/nadzorczej. (v) Zaprzestać korzystania z logo, które jest nie do zaakceptowania przez określone przepisy, oraz wszelkich form oświadczeń lub odniesień do autorytetu organizacji, która ma być certyfikowana, które w opinii URS Holdings mogą wprowadzać w błąd. (vi) Udzielić przedstawicielom odpowiedniego członka URS Holdings dostępu w normalnych godzinach pracy do pomieszczeń lub miejsc, w których prowadzone są prace podlegające Audytowi lub certyfikatowi, w celu zbadania materiałów, procedur, procesów, metod testów, zapisów i systemów lub ustalenia, czy procedura unieważnienia wydanego certyfikatu lub raportu, opisana w przepisie (v), została przeprowadzona, jeśli jest to konieczne. (vii) wyznacza do zatwierdzenia Menedżera(-ów) Systemu(-ów) przedstawiciela kierownictwa oraz jednego lub więcej zastępców upoważnionych do działania w przypadku nieobecności głównych kandydatów (oraz w razie potrzeby kandydatów zastępczych), którzy będą odpowiedzialni za wszystkie sprawy związane z wymogami certyfikatu lub raportu, w zależności od przypadku, i którzy,  przy każdej wizycie przedstawiciela członka URS Holdings podpisywać deklarację, jeśli przedstawiciel tego zażąda, że wszelkie zmiany w procedurach i inne informacje istotne dla warunków, w jakich certyfikat lub raport są przechowywane, w tym skargi klientów, zostały zgłoszone właściwemu członkowi URS Holdings. (viii) Po wygaśnięciu certyfikatu lub wycofaniu wydanego raportu (niezależnie od jego postanowień) należy niezwłocznie zaprzestać używania odpowiedniego logo i wszelkich materiałów reklamowych, które zawierają logo lub jakiekolwiek odniesienia do niego. Ponadto wszelkie inne materiały lub dokumenty będące w posiadaniu organizacji, które zawierają odniesienie do certyfikatu, zostaną potraktowane w taki sposób, aby zostały usunięte, jeżeli wymaga tego Niezależna Komisja ds. Certyfikacji. (ix) W przypadku (w tym jakiegokolwiek poważnego zagrożenia dla bezpieczeństwa, jakości lub integralności certyfikacji systemu FSMS, jakiejkolwiek klęski żywiołowej/spowodowanej przez człowieka), że Produkt lub Usługa są przedmiotem postępowania sądowego klienta związanego z nieprawidłowym działaniem wspomnianego Produktu lub Usługi, które są objęte Zakresem Certyfikacji/Zatwierdzenia wydanym przez URS, wówczas klient poinformuje URS o sprawie, a URS będzie uprawniony do przeprowadzenia dochodzenia,  przy należytej współpracy z danym klientem, co może wiązać się z wizytą specjalną, którą URS ma prawo obciążyć opłatą za wymaganą wizytę specjalną i zamknięcie wszelkich działań naprawczych.

(x) Poważne sytuacje, w których zagrożona jest uczciwość certyfikacji i/lub w których Fundacja może zostać naruszona. Należą do nich między innymi: Wydarzenia związane z bezpieczeństwem żywności w miejscach publicznych (np. wycofanie produktów z rynku, wycofanie produktów, katastrofy, wybuchy epidemii bezpieczeństwa żywności itp.); Działania nałożone przez organy regulacyjne w wyniku problemu (kwestii) bezpieczeństwa żywności, w przypadku gdy wymagane jest dodatkowe monitorowanie lub wymuszone zamknięcie produkcji; Postępowania sądowe, oskarżenia, nadużycia i zaniedbania; oraz Oszukańcze działania i korupcja.

(xi) Jak stwierdzono w klauzuli vi, certyfikowany klient, w przypadku systemu zarządzania, musi odbywać regularne wizyty nadzorcze w celu utrzymania swojego certyfikatu, zazwyczaj co najmniej raz w roku. Jeśli jednak wizyta kontrolna nie może zostać przeprowadzona z jakiegokolwiek powodu, klient zostanie zawieszony do czasu umówienia się na wizytę. Jeżeli wizyta nie zostanie zorganizowana w rozsądnym terminie, certyfikat zostanie unieważniony.

(xii) Jeżeli klient będzie posiadał certyfikat dla innych produktów poza akredytacją UKAS, SMMT (AITF 16949) i NABCB, na przykład w ramach akredytacji CAI, DakkS, PCA, do tego produktu będą miały zastosowanie szczególne Ogólne i Szczegółowe Warunki Certyfikacji, o których klient będzie zawsze informowany.

Należy pamiętać, że różne programy mają różne ramy czasowe dotyczące okresu, w którym następuje zawieszenie i/lub anulowanie.

W razie jakichkolwiek wątpliwości co do ram czasowych dla "dat aktywacji", prosimy o kontakt z lokalnym biurem URS.

Każda decyzja podjęta przez URS zostanie udokumentowana dla klienta, a każda decyzja będzie uważana za ostateczną, z uwzględnieniem punktu 11 poniżej.

5. Właściwy członek URS Holdings jest uprawniony do pobierania opłat na poziomie, który jest ustalany od czasu do czasu, z uwzględnieniem jego kosztów związanych z administrowaniem jego programami: Organizacja płaci: (i) stałą opłatę roczną lub inną umowę o opłatę uzgodnioną na piśmie za każdy wydany certyfikat lub wydany raport (obejmuje to koszty nadzoru,  w stosownych przypadkach), które zasadniczo nie podlegają zwrotowi. (ii) Dodatkowe opłaty za ocenę, nadzór, ponowne wydanie lub zatwierdzenie certyfikatu lub wydanie raportu i administrację, które od czasu do czasu będą ustalane przez komisję jako sprawiedliwe i odpowiednie. (iii) opłatę za ocenę końcową po wygaśnięciu certyfikatu lub wycofaniu raportu, niezależnie od tego, czy taka ocena jest wymagana przez komisję certyfikacyjną. (iv) (a) Wszelkie dodatkowe koszty poniesione przez członka URS Holdings w związku z nieprzestrzeganiem niniejszych przepisów przez certyfikowane organizacje. (iv) (b) Chociaż polityka Grupy polega na oferowaniu konkurencyjnych opłat, klienci, którzy anulują wcześniej umówione wizyty bez rozsądnego okresu wypowiedzenia (mniej niż 7 dni roboczych), mogą nałożyć opłatę za takie anulowanie, biorąc pod uwagę, że organizacja podróży i zakwaterowanie mogły zostać zarezerwowane w celu zapewnienia wycieczki ekonomicznej, którą audytor ma odbyć w celu pokrycia kosztów,  a co za tym idzie, opłaty do realistycznego poziomu. Ponadto sytuacja może ulec pogorszeniu, gdy do zadań audytowych wykorzystuje się biegłych rewidentów podwykonawców. Biorąc pod uwagę powyższe, klienci bez wątpienia będą unikać takich próśb i w pełni zrozumieją powyższą politykę oraz docenią, że wszelkie zawiadomienia o anulowaniu powinny być składane na piśmie do lokalnego biura. (v) Koszty podróży, w stosownych przypadkach, związane z działaniami certyfikacyjnymi. (vi) wszystkie opłaty mogą być uiszczane przed rozpoczęciem czynności, do której się odnoszą, tj. opłata za złożenie wniosku przed weryfikacją dokumentów; Opłata za ocenę przed oceną: oraz roczna opłata za nadzór przed nadzorem, z wyjątkiem sytuacji, w których stosowana jest metoda płatności ciągłej, np. zlecenie stałe lub inne ustalenia zostały zatwierdzone przez odpowiedniego członka URS Holdings. Nieuiszczenie opłaty może skutkować opóźnieniami w działaniach związanych z nadzorem lub ponowną certyfikacją, co zagroziłoby certyfikacji. URS Holdings będzie wysyłać przypomnienia o płatnościach do momentu, gdy brak płatności uniemożliwi nadzór lub ponowną certyfikację, po czym certyfikat zostanie zawieszony lub cofnięty (patrz punkt 14 poniżej).

(vii) Certyfikat i raport z audytu są własnością URS. URS jest upoważniony do zmiany/aktualizacji/dodawania/usuwania jakiejkolwiek zawartości certyfikatu i raportu z audytu tylko wtedy, gdy zostanie to uznane za uzasadnione. Certyfikaty wydane przez URS pozostają własnością URS i muszą zostać zwrócone na żądanie.

Uwaga: W przypadku FSSC 22000 – W przypadku gdy certyfikowana organizacja przenosi się do innej lokalizacji, należy przeprowadzić co najmniej audyt Etapu 2, w wyniku którego rozpoczyna się nowy 3-letni cykl certyfikacji.

 

6. Kryteria przyznawania certyfikacji:

URS może przyznać i wydać certyfikat klientowi na podstawie następujących kryteriów:

1. Klient posiada udokumentowany System Zarządzania, który jest zgodny z zakresem certyfikacji i jest zgodny z wymaganiami obowiązującej Normy Systemu Zarządzania.
2. Klient ukończył co najmniej jeden cykl audytu wewnętrznego i przeglądu zarządzania systemem zarządzania. Zarówno audyt wewnętrzny, jak i przegląd zarządczy zostały uznane za skuteczne zgodnie z oceną audytorów URS
3. Klient przeszedł audyt etapu 1 i etapu -2 w sposób zadowalający, a rekomendacja zespołu audytowego jest pozytywna.
4. Klient uregulował wszystkie należności.

 

7. Kryteria odmowy certyfikacji:

URS może odmówić certyfikacji klientowi w następujących okolicznościach:

1. Klient nie posiada udokumentowanego systemu zarządzania, który jest zgodny z jego zakresem certyfikacji i nie jest zgodny z wymaganiami obowiązującej normy dotyczącej systemu zarządzania
2. Klient nie wdrożył systemu zarządzania i nie ukończył co najmniej jednego cyklu audytu wewnętrznego i przeglądu zarządzania ustanowionego systemu zarządzania.
3. Klient nie przeszedł audytu etapu 1 i etapu -2 w sposób zadowalający, a rekomendacja zespołu audytowego nie jest pozytywna.
4. Klient nie uregulował wszystkich należności.
5. Jeśli audytor zgłosi niezgodność, a URS uzna ją za uzasadnioną zgodnie z wymogiem standardu, klient nie zgadza się na akceptację niezgodności.

 

8. Kryteria utrzymania certyfikatów:

Certyfikat jest utrzymywany przez okres 3 lat pod następującymi warunkami.

1. Audyty nadzorcze są przeprowadzane zgodnie z planem, a klient wykazał, że nadal spełnia wymagania normy dotyczącej systemu zarządzania.
2. Wszystkie niezgodności stwierdzone podczas poprzedniego nadzoru są zamykane w uzgodnionym terminie, a działania korygujące i naprawcze w odniesieniu do niezgodności stwierdzonych podczas bieżącego audytu są identyfikowane i akceptowane przez URS.
3. Audyt wewnętrzny i przeglądy zarządzania są przeprowadzane zgodnie z harmonogramem i nie ma żadnych spraw oczekujących na rozpatrzenie.
4. Wszystkie zaległe należności na rzecz URS są wypłacane

 

9. Wstrzymanie, cofnięcie lub ograniczenie zakresu certyfikacji:

a) Zawieszenie

URS zawiesza certyfikację w przypadkach, gdy

• Certyfikowany system zarządzania klienta stale lub poważnie nie spełnia wymagań certyfikacyjnych, w tym wymagań dotyczących skuteczności systemu zarządzania.
• Klient nie zezwala na przeprowadzanie audytów nadzorczych i recertyfikacyjnych z wymaganą częstotliwością.
• Życzeniowe nadużycie logo i odniesienie do certyfikacji.
• Nieprzestrzeganie obowiązku przedłożenia działań naprawczych, o których mowa w punkcie 2.4 umowy.
• Dobrowolnie poprosił o zawieszenie
• Niepłacenie należności na rzecz URS

 

Zawieszenie następuje na okres nie dłuższy niż sześć miesięcy, a status zawieszonego klienta jest podawany do wiadomości publicznej. W tym okresie certyfikacja systemu zarządzania klienta jest czasowo nieważna, a klient powinien zaprzestać używania logo lub jakichkolwiek odniesień do certyfikacji w materiałach reklamowych.

(b) Wycofanie/Wypowiedzenie

URS może odstąpić/rozwiązać umowę certyfikacyjną w następujących okolicznościach:

1. Klient nie zezwala na przeprowadzanie audytów nadzorczych i recertyfikacyjnych z wymaganą częstotliwością.
2. Nierozwiązanie przez klienta kwestii zawieszenia w ciągu sześciu miesięcy będzie skutkowało cofnięciem certyfikacji.
3. Inny powód, taki jak poważna skarga prawna, firma zaangażowana w nadużycia.
4. URS traci akredytację.
5. Nieuiszczenie opłat za działania w zakresie nadzoru lub ponownej certyfikacji.
6. Klient dobrowolnie poprosił o wypłatę.

 

10. Ograniczenie zakresu certyfikacji

URS podejmie decyzję o zmniejszeniu zakresu certyfikacji klienta poprzez wyłączenie części niespełniających wymagań, w przypadku gdy klient uporczywie i poważnie nie spełnia wymagań certyfikacyjnych dla tych części zakresu certyfikacji. Takie wyłączenia muszą być zgodne z normą certyfikacyjną.

11. Członek URS Holdings:

(i) Wysłać przedstawiciela do zarejestrowanej organizacji zgodnie z uzgodnionym programem nadzoru (lub wyznaczyć ewaluatora do oceny dokumentów i zapisów w wyznaczonym biurze URS Holdings), o którym klient zostanie powiadomiony (wizyty te odbywają się zazwyczaj raz lub dwa razy w roku) w celu sprawdzenia, czy obowiązki nałożone przez zasady certyfikacji są wypełniane. Uwaga: w przypadku pierwszego audytu nadzorczego wizyta nie może trwać dłużej niż 12 miesięcy od daty audytu drugiego etapu (OA1). (ii) Powiadomić zarejestrowaną organizację o wszelkich zmianach w obowiązujących wytycznych, normach lub zasadach/przepisach dotyczących certyfikacji oraz przyznać organizacji taki czas, jaki w opinii Niezależnej Rady ds. Certyfikacji jest uzasadniony, na dostosowanie swoich procesów i odpowiednich procedur w celu spełnienia zmienionych wymagań. (iii) Nieujawnianie żadnych informacji dotyczących zarejestrowanej organizacji, które mają charakter poufny, innych niż informacje będące w domenie publicznej. (iv) Powiadamiać zarejestrowaną organizację o skargach klientów dotyczących zgodności produktu, procesu lub usługi zarejestrowanej organizacji.

12. Jeśli zarejestrowana organizacja jest tymczasowo niezdolna do spełnienia wymagań niniejszego regulaminu, członek URS Holdings będzie wymagał od zarejestrowanej organizacji zaprzestania używania logo i/lub wszelkich roszczeń do bycia zarejestrowaną organizacją ze skutkiem natychmiastowym, dopóki nie będzie przekonany, że warunki certyfikacji zostaną ponownie spełnione lub w oczekiwaniu na wynik jakiegokolwiek odwołania zgodnie z przepisem 12.

13. W przypadku, gdy organizacja zarejestrowana w IATF 16949 nie dostarcza już abonentowi IATF 16949, Kierownik Schematu musi zostać powiadomiony na piśmie w ciągu 20 dni roboczych, przy czym po rejestracji zostanie wycofana (ale nie ISO 9000). Ponadto firmy, które są audytowane i rejestrowane zgodnie z ISO 14001, muszą powiadomić odpowiedni organ lub organy regulacyjne (w tym odpowiedniego członka URS Holdings) o wszelkich znanych naruszeniach przepisów/przepisów dotyczących certyfikowanego systemu ochrony środowiska. Podobnie, firmy, które są poddawane audytowi i rejestrowane w BHP, muszą powiadomić odpowiedni organ lub organy regulacyjne (w tym odpowiedniego członka URS Holdings) o każdym znanym naruszeniu przepisów/przepisów dotyczących certyfikowanego systemu.

14. Jeżeli zarejestrowana organizacja nie zastosuje się do tych przepisów, członek URS Holdings może, z zastrzeżeniem postanowień prawidła 12, odpowiednio: (i) zawiesić lub cofnąć certyfikat lub ograniczyć jego zakres, (ii) odmówić przyznania lub odnowienia certyfikatu lub przedłużenia jego zakresu. Decyzje takie oraz ich uzasadnienie są przekazywane zarejestrowanej organizacji na piśmie. Powody zawieszenia/wycofania obejmują: nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu; uporczywe lub poważne niespełnianie wymagań certyfikacyjnych, w tym wymogu utrzymania skuteczności certyfikowanego systemu zarządzania; niezezwalanie na przeprowadzanie audytów nadzorczych lub recertyfikacyjnych z wymaganą częstotliwością; i życzenie klienta. Nierozwiązanie problemów prowadzących do zawieszenia lub uwypuklonych podczas audytów/wizyt/skarg, w uzgodnionym terminie (nie dłuższym niż 6 miesięcy), nieuiszczenie opłat, będzie skutkowało cofnięciem lub ograniczeniem zakresu certyfikacji.

15. URS Holdings może, według własnego uznania i z zastrzeżeniem art. 12, cofnąć lub odmówić wydania lub odnowienia certyfikatu, jeżeli zarejestrowana organizacja zacznie podlegać prawu upadłościowemu lub zawrze jakiekolwiek porozumienia lub ugodę ze swoimi wierzycielami, lub wejdzie w stan likwidacji, przymusowej lub dobrowolnej (z wyłączeniem likwidacji w celu odbudowy),  lub ma wyznaczonego zarządcę komisarycznego lub został skazany za przestępstwo zmierzające do zdyskredytowania reputacji i dobrej wiary zarejestrowanej organizacji jako przedsiębiorcy. Decyzje takie oraz ich uzasadnienie są przekazywane zarejestrowanej organizacji na piśmie.

16. W przypadku gdy zarejestrowana organizacja lub wnioskodawca chce odwołać się od jakiejkolwiek decyzji Menedżera Schematów URS Holdings, Audytora, Niezależnej Komisji Certyfikacyjnej (ICB) na mocy niniejszych przepisów, w ciągu 21 dni od oficjalnego poinformowania o takiej decyzji, powiadomi na piśmie Niezależną Komisję Certyfikacyjną o swoim zamiarze odwołania się od tej decyzji.

Posiedzenie komitetu odwoławczego utworzonego zgodnie z regulaminem odbędzie się w ciągu 30 dni od otrzymania takiego zawiadomienia, a wnoszący odwołanie zostanie powiadomiony o terminie i miejscu takiego posiedzenia z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Przewodniczący ICB musi zwołać Komitet Odwoławczy, który będzie składał się z nie mniej niż 3 członków ICB i nie może wykluczyć oficerów URS. Członkowie komitetu nie mogą mieć żadnych związków z wnoszącym odwołanie, a wszelkie interesy muszą zostać zgłoszone.  Żaden z zainteresowanych członków nie może zasiadać w komitecie.

Wnoszący odwołanie zostanie poinformowany o składzie komitetu odwoławczego w odniesieniu do indywidualnej kandydatury i będzie miał możliwość zgłoszenia sprzeciwu wobec każdego członka komitetu. Takie zastrzeżenia muszą zostać zgłoszone kierownikowi Programów na piśmie, a komisja odwoławcza zostanie należycie ponownie ukonstytuowana, jeśli zostaną podtrzymane.

Decyzja zarządców systemów pozostaje w mocy do czasu posiedzenia komitetu odwoławczego. Na takim posiedzeniu zarówno wnoszący odwołanie, jak i zarządzający schematami mają prawo do złożenia wyjaśnień w sposób poufny. Decyzja większości członków komitetu odwoławczego, ogłoszona przez jego przewodniczącego, jest ostateczna.

Decyzja i późniejsze działania uzgodnione przez Przewodniczącego ICB nie spowodują żadnych działań dyskryminacyjnych.

17. W przypadku, gdy klient lub inna osoba trzecia chce złożyć skargę lub przekazać negatywną opinię na temat usług oferowanych przez któregokolwiek z członków URS Holdings, może w pierwszej kolejności zwrócić się pisemnie do Kierownika Schematu w odpowiedniej Centrali członka URS Holdings. Adresy kontaktowe można znaleźć na stronie internetowej URS Holdings pod adresem www.urs-holdings.com.

Każdy członek zarządu, pracownik lub kontrahent któregokolwiek z członków URS Holdings, który otrzyma lub dowie się o skardze lub negatywnej opinii na temat usługi oferowanej przez któregokolwiek z członków URS Holdings, powinien niezwłocznie poinformować o tym Kierownika Biura Lokalnego w celu upewnienia się, że przestrzegana jest właściwa procedura.

Wszystkie skargi są należycie rejestrowane i analizowane, a wszelkie działania naprawcze, które uzna się za konieczne, są przekazywane skarżącemu w rozsądnym terminie. Jeżeli działanie nie zostanie uznane za wystarczające, skarżący powinien napisać do Centrali, ale oznaczyć korespondencję do wiadomości Niezależnej Komisji ds. Certyfikacji (ICB).

Po rozpatrzeniu sprawy przez ICB, wszelkie działania uznane za niezbędne zostaną ponownie poinformowane o skarżącym. Jeżeli powyższe działanie nadal nie zostanie uznane za zadowalające, skarżący powinien skierować swoje obawy do odpowiedniej jednostki akredytacyjnej członków URS Holdings (np. UKAS, SMMT (dla IATF 16949), NABBB itp.). Linki do Jednostek Akredytujących są dostępne na stronach członkowskich URS Holdings - https://urs-holdings.com/accreditations.

Uwaga: Komitet Odwoławczy oraz wszyscy członkowie zarządu, pracownicy i kontrahenci któregokolwiek z członków URS Holdings będą przez cały czas komentować i reagować na skargi i negatywne opinie z dowolnego źródła z uprzejmością, nawet podczas kwestionowania lub (jeśli taki jest wynik uczciwego rozpatrzenia) rozstrzygania wszelkich skarg lub opinii.

Podczas rozpatrywania skarg i negatywnych opinii przestrzegana jest zasada poufności i konstruktywne opinie. URS przyznaje, że podczas przekazywania negatywnych informacji zwrotnych (nawet nie w formie formalnej skargi i zażalenia), osoba lub organizacja dokonuje Ujawnienia Ochronnego informacji (może chcieć działać jako informator), zachowana jest pełna poufność, w szczególności w odniesieniu do tożsamości osoby dokonującej takiego ujawnienia.

18. Niezależna Komisja Certyfikacyjna lub Komitet Bezstronności (ICB) jest powoływana w celu zapewnienia bezstronności i niezależności w działalności grupy URS. Ponadto zapewnia, że wszelkie otrzymane skargi dotyczące URS lub jego klientów lub któregokolwiek z odwołań są w pełni badane i podjęto odpowiednie działania naprawcze.

Członkostwo w ICB ma na celu reprezentowanie równowagi interesów, które są objęte działalnością URS, w tym między innymi; w sektorze opieki zdrowotnej. Konsumenci np. Standardy handlowe, przemysł motoryzacyjny, osoby zajmujące się aspektami środowiskowymi, ISMS, lotnictwo i kosmonautyka, zdrowie i bezpieczeństwo, sektor spożywczy, działania związane z certyfikacją produktów, zarządzanie energią, przeciwdziałanie łapówkarstwu. Dyrektorzy grupy URS nie mają prawa głosu.

19. Niniejszy regulamin może być od czasu do czasu zmieniany przez ICB. Żadne takie zmiany nie będą miały wpływu na prawo jakiejkolwiek zarejestrowanej organizacji do używania odpowiedniego logo lub roszczenia o rejestrację zgodnie z niniejszymi przepisami, chyba że lub do czasu otrzymania pisemnego powiadomienia o takich zmianach przez odpowiedniego członka URS Holdings, który powiadomi zarejestrowaną organizację o dacie, do której musi ona dostosować się do zmienionych przepisów,  który zwykle nie jest krótszy niż sześć miesięcy od daty powiadomienia o zmianie.

20. Następujące informacje są dostępne do wglądu publicznego pod odpowiednim adresem operacyjnym członków URS Holdings, który jest publikowany:

i) Wykaz zarejestrowanych organizacji

ii) Certyfikaty zawieszone i cofnięte

iii) Procedura rozpatrywania skarg i odwołań.

W celu sprawdzenia, czy organizacja posiada ważny certyfikat, ogół społeczeństwa może uzyskać dostęp do strony internetowej URS Holdings.

21. Wszelkie zawiadomienia na mocy niniejszego regulaminu powinny być sporządzone na piśmie i podpisane przez stronę przekazującą lub w ich imieniu i mogą być doręczone poprzez pozostawienie go lub wysłanie opłaconą przesyłką poleconą lub listem poleconym, w przypadku członka URS Holdings lub zarejestrowanej organizacji na lub z jego adresu w danym momencie (siedziba, jeśli dotyczy).

Każde zawiadomienie doręczone w ten sposób pocztą (o ile nie zostanie udowodnione inaczej) uznaje się za doręczone w ciągu 48 godzin od daty nadania; a udowodnienie takiego doręczenia jest wystarczające do udowodnienia, że zawiadomienie zostało prawidłowo zaadresowane i wysłane zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.

22. Jako akredytowany rejestrator odpowiednie jednostki akredytujące i/lub właściciele systemów zastrzegają sobie prawo do przeprowadzania audytów naszych audytorów, ewaluatorów lub inspektorów, dlatego też musisz mieć świadomość, że jako zarejestrowany klient, w przypadku niektórych programów, standardów mogą wystąpić przypadki, w których audytorowi, oceniającemu lub inspektorowi będzie towarzyszył audytor lub audytorzy z odpowiedniej jednostki akredytującej. Jako zarejestrowany klient jesteś zobowiązany do zezwolenia audytorowi (audytorom) Jednostki Akredytacyjnej na przeprowadzenie audytu, którego świadkiem był Pan/Pani.

W przypadku niektórych schematów, takich jak IATF 16949, zarejestrowany klient jest również zobowiązany, w razie potrzeby, do udzielenia prawa dostępu przedstawicielowi lub delegatowi IATF, Ponadto zasady IATF stanowią, że ŻADEN konsultant nie może być obecny podczas audytu przeprowadzanego przez jednostkę certyfikującą ani przedstawiciel lub delegat IATF.

W szczególności Aerospace Scheme (AS 91XX)* ma szczególne wymagania dotyczące praw dostępu, które obejmują członków IAQG i agencje regulacyjne uczestniczące w pracach z organem akredytacyjnym lub nawet niezależnie. Prawo dostępu musi być również przyznane w odniesieniu do rejestrów i urządzeń. Jest to wymagane w celu spełnienia wymagań Rezolucji IAQG #136. (Uwaga - Klienci AQMS są również zobowiązani do dostarczenia kopii raportów z audytu i powiązanych dokumentów swoim klientom lub potencjalnym klientom na żądanie, chyba że można przedstawić uzasadnienie, np.: Konflikt interesów). Zgodnie z zasadami systemu, prawa te obejmują również członków IAQG i agencje regulacyjne, możliwość wizytowania i audytowania zatwierdzonej jednostki certyfikującej (URS).

23. Wymagania dotyczące certyfikacji produktu zgodnie z normą ISO 17065.

Poniższe warunki mają również zastosowanie do każdego klienta certyfikowanego przez URS Products Limited. (niniejsze warunki stanowią uzupełnienie powyższych);

a) Klient zawsze spełnia wymagania certyfikacyjne, w tym wdraża odpowiednie zmiany w momencie ich zakomunikowania przez jednostkę certyfikującą.

b) jeśli certyfikacja dotyczy bieżącej produkcji, certyfikowany produkt nadal spełnia wymagania dotyczące produktu.

c) Klient dokona wszelkich niezbędnych ustaleń w zakresie;

1. przeprowadzenie oceny i nadzoru (jeśli jest to wymagane), w tym zapewnienie możliwości zbadania dokumentacji i zapisów oraz dostępu do odpowiedniego sprzętu, lokalizacji, obszaru (obszarów), personelu i podwykonawców klienta;
2. rozpatrywanie skarg;
3. udział obserwatorów, w stosownych przypadkach;

d) Klient zgłasza roszczenia dotyczące certyfikacji zgodne z zakresem certyfikacji

e) Klient nie wykorzystuje swojej certyfikacji produktu w sposób narażający na szwank reputację jednostki certyfikującej i nie składa żadnych oświadczeń dotyczących certyfikacji swojego produktu, które jednostka certyfikująca może uznać za wprowadzające w błąd lub nieuprawnione.

f) Po zawieszeniu, wycofaniu lub zakończeniu certyfikacji Klient zaprzestanie korzystania z wszelkich materiałów reklamowych, które zawierają jakiekolwiek odniesienia do niej, i podejmuje działania wymagane przez System Certyfikacji (np. zwrot dokumentów certyfikacyjnych) oraz podejmuje wszelkie inne wymagane środki.

g) W przypadku, gdy Klient przekaże kopie Dokumentów Poświadczających innym osobom, Dokumenty te zostaną odtworzone w całości lub w sposób określony w Schemacie Certyfikacji.

h) Powołując się na certyfikację swojego produktu w środkach przekazu, takich jak dokumenty, broszury lub reklamy, Klient spełnia wymagania jednostki certyfikującej lub wymagania określone przez system certyfikacji.

i) Klient spełnia wszelkie wymagania, które mogą być określone w systemie certyfikacji w odniesieniu do stosowania znaków zgodności oraz informacji związanych z produktem;

UWAGA Patrz także ISO/IEC 17030, ISO/IEC Guide 23 i ISO Guide 27.

j) Klient prowadzi rejestr wszystkich zgłoszonych mu skarg dotyczących zgodności z wymogami certyfikacji i udostępnia tę dokumentację jednostce certyfikującej na żądanie, oraz

1. podejmuje odpowiednie działania w odniesieniu do takich skarg i wszelkich wad stwierdzonych w produktach, które mają wpływ na zgodność z wymogami certyfikacji;
2. dokumentuje podjęte działania.

UWAGA Weryfikacja punktu j) przez jednostkę certyfikującą może być określona w schemacie certyfikacji.

k) Klient niezwłocznie informuje jednostkę certyfikującą o zmianach, które mogą mieć wpływ na jej zdolność do spełnienia wymagań certyfikacyjnych.

UWAGA Przykładami zmian mogą być:

• Status prawny, handlowy, organizacyjny lub własnościowy,
• Organizacja i zarządzanie (e.g. key kadra kierownicza, decyzyjna lub techniczna),
• Modyfikacje produktu lub metody produkcji.

Uwaga: Klient zgadza się na dostarczenie szczegółowych informacji na temat dni przerwy w dostawie energii elektrycznej (lokalne święta/przestoje, w których procesy klienta nie działają), a także zgadza się na natychmiastowe powiadomienie URS w przypadku jakichkolwiek zmian w już zadeklarowanych/poinformowanych dniach przerwy w dostawie prądu.

W przypadku organizacji wielooddziałowej, centralna funkcja przejmuje odpowiedzialność za koordynację, rozwiązywanie i eliminowanie niezgodności zgłoszonych na poziomie ośrodka w połączeniu z odpowiednimi lokalizacjami. Niespełnienie wymagań Systemu przez funkcję centralną lub którąkolwiek z lokalizacji spowoduje, że cała organizacja, w tym funkcja centralna i wszystkie obiekty, nie uzyska certyfikatu. W przypadku gdy certyfikacja została już wcześniej przeprowadzona, inicjuje to proces BC mający na celu zawieszenie lub cofnięcie certyfikacji.

Ograniczenia odpowiedzialności

Podczas gdy URS Holdings posiada ochronę ubezpieczeniową w celu zapewnienia pokrycia zobowiązań, w przypadku niewywiązania się z usługi, pokrycie odpowiedzialności opiera się na następujących Warunkach zaakceptowanych przez URS Holdings (które obejmują każdą markę URS Holdings, zgodnie z informacjami zawartymi w usługach oferowanych na tej stronie internetowej i ograniczone do usług wymienionych i biur wymienionych na tej stronie internetowej) Klient i Klient.

Ponadto akceptacja ograniczeń odpowiedzialności wynika z oświadczeń złożonych na tej stronie internetowej, w tym z Wyłączenia odpowiedzialności, Regulaminu, Korzystania ze Znaków oraz wszelkich warunków Umowy.

Ochrona ubezpieczeniowa od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności zawodowej różni się w zależności od usługi, a URS Holdings ogranicza swoją odpowiedzialność w oparciu o pewne zasady honorowane przez naszych Klientów i Klientów, w zależności od zakontraktowanej usługi, tak jak:

1. Każdy Audytor, Inspektor, Oceniający URS Holdings (zatrudniony na stałe lub działający jako podwykonawca) w siedzibie Klienta lub Klienta, lub klienci Klienta URS Holdings lub dostawcy, posiadają odpowiednie Ubezpieczenie obejmujące wspomnianego Audytora, Inspektora lub Oceniającego URS Holdings.

2. W przypadku, gdy wymagany jest transport do i od Klienta, Klienta, Klienta lub Dostawcy do Klienta URS Holdings, a taki transport jest wykonywany przez Audytora, Inspektora lub Oceniającego URS Holdings (niezależnie od tego, czy jest on zatrudniony na stałe, czy też działa jako podwykonawca), wówczas Klient, Klient, Klient na rzecz Klienta URS Holdings posiada odpowiednią ochronę ubezpieczeniową,  lub dostawcy.

3. W przypadku gdy audytorzy, inspektorzy, oceniający odwiedzają klienta, klienta lub dostawcę klienta w celu wykonania swoich obowiązków, klient musi zapewnić odpowiednie środki ochrony osobistej (PPE) oraz zapewnić odpowiednie szkolenie i instruktaż przed rozpoczęciem pracy. Ponadto Klient NIE może pozwolić Audytorowi, Inspektorowi i Oceniającemu na zajmowanie się sprzętem bez wyraźnego nadzoru i instrukcji.

4. Certyfikacja systemu - Ustalenia, które muszą zostać skorygowane w stosunku do standardu, który jest audytowany, URS Holdings nie ponosi odpowiedzialności za określenie wspomnianego działania naprawczego i jego wdrożenie. Decyzja o tym, co jest wymagane do skorygowania ustalenia, leży wyłącznie w gestii Klienta lub Klienta.

5. Certyfikacja osób - Jak w punkcie (4) powyżej, ale w niektórych przypadkach, w szczególności dla schematu FLAME, zostaną wydane zalecenia w celu skorygowania wyników. Na kliencie spoczywa obowiązek zapoznania się z takimi zaleceniami, a w przypadku wątpliwości co do podanej rekomendacji, klient jest proszony o skontaktowanie się z centralą URS Holdings w celu zapoznania się z nimi przed ich wdrożeniem.

6. Produkt - Jak w punkcie (5) powyżej, ale dodatkowo, mogą istnieć szczególne wymagania określone w umowie lub wymagania regulacyjne wymagane przez Właściwy Organ.

7. Kontrola - Jak w punkcie (5) powyżej, ale dodatkowo, mogą istnieć szczególne wymagania określone w umowie, wraz z dodatkowymi wymogami ubezpieczenia PI.

Zakres ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej i odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu zależy od oferowanej marki/usługi. Szczegółowe informacje na temat zakresu i sumy ochrony ubezpieczeniowej dotyczącej Ubezpieczenia można uzyskać kontaktując się z Centralą Holdingu - patrz Biura na tej stronie i wybierz Na całym świecie.

Przypomina się Klientowi URS Holdings, że w przypadku, gdy taka ochrona ubezpieczeniowa ma znaczenie dla świadczenia mu usług w odniesieniu do limitów odpowiedzialności, wówczas prosimy o zwrócenie się z zapytaniem do Centrali w celu upewnienia się, że ochrona jest odpowiednia.

*Szczególne dodatkowe wymagania dotyczące AS

9.1 Wymagania ogólne (EN 9104-001)

9.1.1 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny spełniać wymagania niniejszej normy. Problem lub niezgodność, które mogą mieć wpływ na integralność certyfikatu, mogą być przyczyną unieważnienia wniosku, zawieszenia lub wycofania certyfikatu.

9.1.2 Organizacje posiadające certyfikat AQMS, których certyfikacja standardu AQMS została zawieszona, powinny powiadomić swoich klientów z ASD (jeśli są znani) w ciągu 15 dni od zawieszenia.

UWAGA: Organizacje powinny również powiadomić o cofnięciu certyfikatu.

9.1.3 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny wspierać działania nadzorcze w ramach schematu ICOP w celu potwierdzenia skuteczności procesu audytu BC (odniesienie do EN 9104-002).

9.1.4 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny zezwolić JC na publikowanie w bazie danych OASIS danych publicznych (np. informacji o certyfikacji AQMS i jej statusie) oraz danych niepublicznych (np. wyników audytu, wyników oceny, niezgodności, działań korygujących, scoringu).

9.1.5 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny określić, kiedy zachodzi potrzeba pominięcia w raporcie z audytu informacji, które są zastrzeżone lub podlegają ograniczeniom, przed wpisem do bazy danych OASIS.

9.1.6 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny wyznaczyć i utrzymywać administratora bazy danych OASIS odpowiedzialnego za:

a) zarządzanie wnioskami klientów o dostęp do danych audytu certyfikacyjnego w bazie danych OASIS;

b) podanie adresu(-ów) e-mail administratora/administratorów bazy danych OASIS organizacji;

c) podanie danych kontaktowych organizacji, jej numeru telefonu, adresu e-mail oraz strony internetowej, jeśli ma to zastosowanie;

d) zapewnianie dostępu i przypisywanie ról/uprawnień innym użytkownikom w ramach organizacji; i

e) zarządzanie wygenerowanymi lub otrzymanymi informacjami zwrotnymi z bazy danych OASIS.

9.1.7 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny wspierać proces audytu CB AQMS poprzez bezpośrednie wprowadzanie danych do bazy danych OASIS, w tym zarządzanie działaniami naprawczymi online.

9.1.8 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny zapewnić elektroniczny dostęp do danych dotyczących wyników audytu zawartych w bazie danych OASIS lub pobrać i rozpowszechnić dane dotyczące wyników audytu wśród swoich klientów z ASD i organów regulacyjnych, na żądanie, chyba że można przedstawić uzasadnienie (np. konkurencja, poufność, konflikt interesów).

UWAGA 1 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny spełniać określone wymagania klientów w odniesieniu do dostępu do bazy danych OASIS.

UWAGA 2 Organizacje posiadające certyfikat AQMS mają możliwość udostępnienia informacji wszystkim użytkownikom bazy danych OASIS.

9.1.9 Organizacje posiadające certyfikat AQMS współpracują z BC w celu rozwiązania wszelkich problemów związanych z ograniczeniami dostępu do organizacji (np. poprzez ograniczenie zakresu certyfikacji).

9.1.10 Organizacje posiadające certyfikat AQMS powinny dostarczyć dane wymagane przez niniejszą normę do swojego BC przed audytami wstępnymi, nadzorczymi i recertyfikacyjnymi w celu zakończenia analizy OCAP.

UWAGA Niedostarczenie dokładnych i terminowych danych może skutkować wydaniem przez JC oświadczenia o niezgodności i/lub uniemożliwieniem certyfikacji.