Warunki i zasady certyfikacji z akredytacją DAkkS

Niniejsze warunki i zasady certyfikacji regulują stosunek umowny pomiędzy Klientem a organem certyfikacyjnym URS, powstały na bazie przyjętej oferty i zawartej umowy, w której określony jest przedmiot, zakres i cena certyfikacji.

Niniejsze zasady i warunki obowiązują w odniesieniu do usług certyfikacji URS, które spełniają międzynarodowe warunki organu akredytacyjnego DAkkS.

Objaśnienie pojęć

Certyfikacja- proces certyfikacji, prowadzący do weryfikacji wprowadzonych przez klienta standardów oraz wystawienia certyfikatu, zwykle w cyklu trzyletnim.

Audyt certyfikacyjny- proces certyfikacji, prowadzący do weryfikacji wprowadzonych przez klienta standardów oraz wystawienia certyfikatu, zwykle w cyklu trzyletnim.

Audytor  – osoba, która prowadzi audyt certyfikacyjny poprzez wizyty u klienta i sporządza raporty z audytu.

Standard – wymagany standard, którego wymagania klient wprowadził w swojej firmie.

Raport z audytu  – raport sporządzony przez audytora, zawierający dowody z odbytej wizyty.

Akredytacja  – weryfikacja, czy organ certyfikacyjny przeprowadził certyfikację i wystawił certyfikat zgodnie z obowiązującą certyfikacją dla danego standardu.

Faza wstępna - początkowa faza procesu certyfikacji, rozpoczynająca trzyletni proces certyfikacji.

Audyt nadzorczy  – coroczne powtórzenie wizyty, w ramach którego audytor dokonuje inspekcji danego standardu.

Recertyfikacja –cykl, zwykle trzyletni, następujący po poprzednim cyklu, zwykle również trzyletnim.

Prawa i obowiązki URS

URS jest zobowiązany do zapewnienia usług zgodnych z określonymi w umowie, należycie i terminowo, z najwyższą starannością zawodową, zgodnie z regulacjami prawnymi mającymi odniesienie do świadczonych usług.

URS jest zobowiązany do natychmiastowego informowania klienta, na piśmie, o wszelkich faktach i okolicznościach stwierdzonych w trakcie świadczenia usług zgodnie z umową, które mogłyby mieć wpływ na świadczenie usług.

URS będzie regularnie informował klienta o wszystkich faktach i procedurach, stwierdzonych w trakcie wykonywania przez niego czynności, które mogłyby mieć wpływ na udaną realizację przedmiotu umowy oraz na instrukcje dla klienta. Jeżeli, w trakcie organizacji procesu certyfikacji, URS stwierdzi przeszkody, które uniemożliwiają należyte wykonanie usług w uprzednio uzgodniony sposób, należy natychmiast poinformować o tym klienta i uzgodnić z nim sposób usunięcia ww. przeszkód.

URS wybierze odpowiedniego audytora z punktu widzenia obszaru działalności klienta. URS zastrzega sobie jednak prawo do zmiany audytora/audytorów w celu zapewnienia niezależności i bezstronności, lub jeżeli na skutek nieprzewidzianych okoliczności nie będzie w stanie zapewnić dostępności wyznaczonego audytora.

Po wykonaniu przez audytora audytu zatwierdzającego, URS zastrzega sobie prawo do zaproszenia kolejnej osoby, z którą klient musi się wcześniej zapoznać, a URS musi złożyć w tym celu pisemny wniosek (za pośrednictwem e-maila).

URS jest upoważniony do naliczenia opłaty, której kwotę określi z uwzględnieniem poniesionych kosztów administracyjnych. Kandydat zobowiązuje się do poniesienia opłat rejestracyjnych GMP+ INTERNATIONAL, zgodnie z cennikiem obowiązującym w danym roku.

URS ma prawo do oceny zadowolenia swoich Klientów w ramach kwestionariusza w formie telefonicznej lub przesłanego e-mailem, w sposób najmniej kłopotliwy dla Klienta.

Prawa i obowiązki klienta

Klient jest zobowiązany terminowo dostarczać URS kompletne, prawdziwe i przejrzyste informacje niezbędne do fizycznej realizacji umowy, chyba że z natury są to informacje, które URS powinien zdobyć w ramach własnej działalności.

Klient jest zobowiązany do zapewnienia URS odpowiednich warunków do wykonywania czynności i współpracy z URS w niezbędnym zakresie w trakcie realizacji przedmiotu umowy.

Klient jest zobowiązany do wyznaczenia osoby, która będzie obecna w trakcie procesu certyfikacji i będzie odpowiedzialna za współpracę klienta z audytorem URS.

Klient jest zobowiązany do powiadomienia URS o wszelkich powstałych okolicznościach, które mogą mieć wpływ na certyfikację, w taki sposób, aby nadal spełniał wymagania norm(y) zgodnie z certyfikacją lub związanymi z nią regulacjami. W przypadku zasadniczych zmian w systemie powiadomienie należy wykonać natychmiast oraz w formie pisemnej. Na przykład, w przypadku zmiany statusu prawnego, gospodarczego lub organizacyjnego lub zmiany w strukturze własności; zmiany kluczowych pracowników zarządu; zmiany adresu do kontaktu lub adresu siedziby; zmiany zakresu działań operacyjnych objętych certyfikowanym/zarejestrowanym systemem zarządzania; albo istotnej zmiany systemów zarządzania i procesowych. Oprócz wymienionych powyżej istotnych zmian, pozostałe zmiany należy zgłaszać przedstawicielowi URS w trakcie kolejnej planowanej wizyty mającej na celu ocenę lub inspekcję.

Na żądanie URS klient jest zobowiązany do umożliwienia URS wstępu, w godzinach pracy, na teren zakładu, stanowiska pracy, do biur itd., w których przeprowadzany jest audyt, celem inspekcji materiałów, procedur, procesów, metod testowania, rekordów i systemów, albo, w razie konieczności, upewnienia się, czy została wykonana procedura zakończenia ważności certyfikatu.

W celu zatwierdzenia systemów, Klient wyznaczy przedstawiciela zarządu i jednego lub więcej przedstawicieli upoważnionych do podejmowania działań pod nieobecność głównego przedstawiciela (jeżeli jest to konieczne również zastępców przedstawiciela), którzy będą odpowiedzialni za to, że wszelkie kwestie związane z wymaganiami certyfikacji będą raportowane właściwemu przedstawicielowi URS, i którzy, jeżeli będzie to konieczne, podpiszą oświadczenie w trakcie każdej z wizyt przedstawiciela URS dotyczące wszelkich zmian procedur oraz innych informacji istotnych z punktu widzenia warunków posiadania certyfikatu, w tym skarg ze strony Klienta.

Klient zezwoli organowi akredytacyjnemu, albo właścicielowi standardu GMP+ INTERNATIONAL, na udział w obserwacji lub kontroli równoległej.

W razie zmiany systemów zarządzania lub zmian organizacyjnych, Klient jest zobowiązany do aktualizacji systemu dokumentacji i poinformowania odpowiedzialnego menadżera URS o wszelkich istotnych zmianach w systemach lub strukturze spółki. Dotyczy to głównie zmian związanych z przedmiotem certyfikacji, albo zmian skutkujących powołaniem nowego przedstawiciela w zakresie obszaru certyfikacji. Klient musi poinformować audytorów o wszelkich zmianach związanych z certyfikowaną działalnością przyjętych od czasu ostatniego audytu.

Miejsce realizacji

Fakty niezbędne do wykonania audytu certyfikacyjnego muszą zostać ustalone i ocenione przez URS:

Audyty certyfikacyjne i nadzorcze

W celu wykonania audytu certyfikacyjnego lub nadzorczego URS wyśle do Klienta przedstawiciela zgodnie z uzgodnionym planem audytu, o czym URS uprzednio poinformuje klienta.  Wizyty te mają zwykle miejsce raz lub dwa razy w roku i służą weryfikacji spełnienia obowiązków wynikających z certyfikacji. W przypadku pierwszego audytu nadzorczego, wizyta nie może odbyć się później niż 12 miesięcy od daty wydania decyzji o przyznaniu certyfikatu. URS nie będzie udostępniał żadnych związanych z klientem informacji o charakterze poufnym, z wyjątkiem informacji dostępnych publicznie.

Jeżeli certyfikowana jednostka kilkakrotnie nie spełni wymogów regulacji, URS może zawiesić lub odebrać certyfikat, ograniczyć jego zakres, albo odmówić wystawienia, odnowienia certyfikatu lub poszerzenia jego zakresu. Powyższe decyzje wraz z uzasadnieniem zostaną przekazane klientowi na piśmie. Powody zawieszenia lub odebrania obejmują: nieprzestrzeganie regulacji w obszarach, do których mają odniesienie w zakresie certyfikowanego standardu (ISO 14001, OHSAS, ISO 27001 i inne); trwałe lub istotne naruszenie wymagań certyfikacji, w tym wymagań w zakresie zachowania efektywności certyfikowanego systemu zarządzania; niedopuszczenie do audytu nadzorczego lub audytu recertyfikacyjnego w wymaganych interwałach lub na żądanie klienta. Nierozwiązanie problemów, prowadzących do zawieszenia lub podkreślonych w trakcie audytu/wizyty, do uzgodnionej daty recertyfikacji (nie później, niż za 6 miesięcy), albo niewniesienie opłat, które może spowodować odebranie lub ograniczenie zakresu certyfikacji.

Jeżeli certyfikowana organizacja lub kandydat występujący o certyfikację chce złożyć odwołanie od jakiejkolwiek decyzji przedstawiciela URS, może to zrobić u niezależnej rady certyfikacyjnej w ciągu 21 dni kalendarzowych od otrzymania oficjalnego powiadomienia o ww. decyzji. Odwołanie można złożyć w formie powiadomienia na piśmie. Posiedzenie komisji odwoławczej zwołane zgodnie z wymogami regulacyjnymi odbędzie się w ciągu 30 dni kalendarzowych od otrzymania powiadomienia, a odwołujący się zostanie poinformowany o dacie i miejscu posiedzenia z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni kalendarzowych.

Jeżeli audytorzy, oceniający lub kontrahenci odwiedzą Klienta w celu pełnienia swoich obowiązków, klient musi zapewnić odpowiednie środki ochrony osobistej (ŚOO), szkolenie oraz przekazać niezbędne instrukcje przed rozpoczęciem pracy. Klient ma również obowiązek zapewnić, że audytor, inspektor lub oceniający nie będą obsługiwać urządzeń bez nadzoru i instrukcji klienta.

URS nie odpowiada za dowody z audytu oraz rekomendacje, które muszą zostać zweryfikowane przez Klienta po porównaniu z normą, której dotyczył audyt. URS nie niesie odpowiedzialności za wdrożenie wymienionych wcześniej, zalecanych kroków naprawczych. Decyzje podejmowane przez klienta celem weryfikacji dowodów leżą w wyłącznej kompetencji klienta.

Jeżeli URS nie jest w stanie zweryfikować wprowadzenia poprawek i działań naprawczych w zakresie żadnej z głównych niezgodności w ciągu 6 miesięcy od ostatniego dnia etapu 2, organ certyfikacyjny powinien przed rekomendacją certyfikacji wykonać kolejny etap 2.

Klient wyraźnie wyraża zgodę na to, że faktura wystawiona przez URS zostanie wysłana w formie pisemnej lub elektronicznej. Przez formę elektroniczną rozumie się przede wszystkich pocztę elektroniczną, e-mail, faks lub publiczną sieć danych. Klient zobowiązuje się również podać URS adres e-mail, na który przesyłane będą wystawione faktury w formie elektronicznej.

Raport z audytu i certyfikat

Zgodnie z zawartą umową, po zakończeniu procesu certyfikacji URS sporządzi raport z audytu, który przedstawi klientowi.  Raport z audytu zostanie wysłany klientowi w formie elektronicznej na podany adres e-mail.

Zgodnie z niniejszą umową, po prezentacji raportu z audytu i zapłaceniu faktury przez Klienta, URS wystawi Klientowi certyfikat/certyfikaty ważne przez trzy lata od daty wystawienia. Nazwa klienta/spółki będzie umieszczona na stronie internetowej URS przez cały okres ważności certyfikatu/certyfikatów.

Czas trwania i ukończenie usług certyfikacji

Umowa na usługi certyfikacji zawierana jest zawsze na czas określony, na okres trzech lat począwszy od dnia, w którym umowa wchodzi w życie. Niniejsza umowa zostaje automatycznie przedłużona na kolejne trzy lata, chyba że jedna ze stron dostarczy drugiej stronie dokument na piśmie wyrażający brak zgody na przedłużenie umowy, w terminie 120 dni przed końcem obowiązywania umowy.

Ewentualne zmiany warunków niniejszej umowy muszą mieć formę pisemną.

URS oraz Klient są upoważnieni do odstąpienia od zawartej umowy, jeżeli jedna ze stron w zasadniczy sposób naruszy warunki umowy. W takim przypadku druga ze stron może niezwłocznie odstąpić od umowy. Za zasadnicze naruszenie warunków umowy rozumie się takie naruszenie, o którym strona naruszająca wiedziała przed zawarciem umowy, albo musiała zdawać sobie sprawę, że wiedząc o nim druga ze stron nie zawarłaby umowy. Żadne inne naruszenie nie będzie uznawane za zasadnicze. Powyższe postanowienie nie ma wpływu na obowiązek zapłaty kary umownej.

Odstąpienie od umowy musi mieć formę pisemną, w przeciwnym razie jest nieważne. Odstąpienie jest ważne od dnia dostarczenia go drugiej stronie umowy. Odstąpienie od umowy powoduje unieważnienie zobowiązań od samego początku.

viii) Postanowienia w zakresie poufności

Wszelkie przekazywane informacje będą traktowane jako ściśle poufne i, z wyjątkiem organu certyfikacyjnego, albo organu akredytacyjnego lub właściciela standardu GMP+ INTERNATIONAL, nie będą ujawniane żadnej stronie trzeciej bez zgody Klienta.

Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji, które strona ujawniająca posiadała wcześniej, lub które są publicznie dostępne, zostały zdobyte niezależnie od stron umowy w związku realizacją jej przedmiotu, albo zostały uzyskane od strony trzeciej bez żadnych ograniczeń.

Niezależnie od wcześniejszych postanowień informacje nieuznawane za poufne to informacje, które:

URS opublikuje informacje o certyfikowanych klientach na swojej stronie internetowej w sposób publicznie dostępny.

Jeżeli organ certyfikacyjny, na podstawie wymogów prawa lub upoważnienia w formie umowy (na przykład z organem akredytacyjnym), będzie musiał ujawnić poufne informacje, klient lub osoba, której to dotyczy, jest zobowiązany przekazać te informacje URS, o ile nie jest to niezgodne z prawem.

Logo certyfikacji; publiczne wykorzystanie certyfikatu i logo certyfikacji przez posiadacza/Klienta

Klient jest upoważniony do podania do wiadomości publicznej, że produkt, proces, usługa lub spółka zostały poddane audytowi/ocenie URS, oraz do używania symbolu zgodności na materiałach promocyjnych w zakresie objętym certyfikatem.

Klient musi zapewnić przejrzystość informacji zawartych w materiałach promocyjnych i reklamowych oraz w wyraźny sposób zaznaczyć, które z produktów i/lub usług są, a które nie są objęte certyfikatem.

Klient nie może prezentować stwierdzeń, na podstawie których kupujący mogą mylnie sądzić, że produkt, proces, zakład lub spółka są certyfikowane, jeżeli w rzeczywistości nie są.

Spółki certyfikowane w ramach GMP+ są upoważnione do używania logo GMP+ organu GMP+ INTERNATIONAL. Spółki certyfikowane zgodnie z GMP+ są zobowiązane do przestrzegania warunków określonych przez organ GMP+ INTERNATIONAL.

W trakcie audytu wstępnego oraz w trakcie udzielania certyfikatu klient otrzyma szczegółowe informacje w zakresie reguł oraz opcji prawidłowego używania logo certyfikacji.

Po zakończeniu okresu ważności certyfikatu (niezależnie od powodu) klient przestanie używać danego logo oraz wszelkich materiałów reklamowych, które zawierają logo lub w jakikolwiek sposób się do niego odwołują. Wszelkie pozostałe materiały lub dokumenty w posiadaniu klienta, niezbędne do wystawienia certyfikatu, powinny zostać zniszczone, o ile zażąda tego niezależna rada certyfikacji.

URS jest upoważniony do podjęcia odpowiednich kroków w związku z prawidłowym używaniem certyfikatów. Wobec nieprawidłowego odwoływania się do certyfikatów, albo używania certyfikatów w mylący sposób w celach reklamowych, w broszurach itp., zostaną podjęte odpowiednie kroki, w tym kroki prawne, naprawcze, albo podanie wykroczenia do wiadomości publicznej. Klient może poinformować URS o zauważonych przez siebie przypadkach nieprawidłowego używania symboli URS, symboli akredytacji lub symboli GMP+. Powiadomienie takie będzie miało charakter poufny.

W przypadku niespełnienia wymagań odnośnie określonego poziomu zanieczyszczeń Klient jest zobowiązany, w ciągu 12 godzin od stwierdzenia tego faktu, do sporządzenia i wysłania raportu EWS do swojego organu certyfikacyjnego, określonych innych organów oraz GMP+ INTERNATIONAL.

Jeżeli Klient chce wnieść odwołanie w zakresie usług oferowanych przez URS, może to zrobić drogą mailową, pisemnie lub telefonicznie. Adres do kontaktu można znaleźć na stronie internetowej URS www.urs.holdings. Wszelki skargi i zażalenia zostaną należycie zapisane i rozpatrzone, a składający zażalenie zostanie poinformowany o uznanych za niezbędne działaniach naprawczych w odpowiednim horyzoncie czasowym.

Powiadomienie o niespełnieniu wymagań certyfikacyjnych wystawiane jest, między innymi, z poniższych powodów:

Klient może odwołać się od każdej decyzji URS.

Odwołanie musi zostać złożone na piśmie, na ręce odpowiedzialnego menedżera URS, w ciągu 14 dni od otrzymania powiadomienia o niespełnieniu wymagań certyfikacyjnych.

Wszystkie odwołania przekazywane są do niezależnej komisji ICB (Independent Committee Board). Odpowiedzialny menedżer musi zapoznać komisję ICBZáložka z dowodami, będącymi podstawą wydania decyzji o powiadomieniu o niespełnieniu wymagań certyfikacji.

Klient może wnieść sprzeciw wobec udziału określonych członków komisji ICB w rozpatrywaniu jego zażalenia, jeżeli spółka/organizacja ma podejrzenia co do bezstronności danego członka komisji. Strona składająca odwołanie może również przedstawić swoje argumenty osobiście, na własny koszt.

Decyzja komisji ICB jest ostateczna i wiążąca zarówno dla spółki, jak dla URS. Od decyzji komisji GMP+ nie można się odwołać. Decyzja odnośnie odwołania powinna zostać podjęta w ciągu 4 miesięcy od otrzymania odwołania.

O pokryciu kosztów związanych z wygranym postępowaniem odwoławczym, prowadzącym do przyznania certyfikatu lub odnowienia jego ważności, zadecyduje komisja ICB.

Warunki ogólne

Stosunek umowny pomiędzy stronami umowy wchodzi w życie i zaczyna obowiązywać z chwilą podpisania umowy przez obie jej strony. Tego dnia akt wyrażenia woli przez URS i Klienta staje się zobowiązujący. Klient wyśle podpisaną umowę na adres e-mail URS.

URS i Klient wyraźne oświadczają, że zapoznali się z treścią zawartej umowy, że wszelkie zawarte w niej postanowienia są zgodne z ich wolną i nieprzymuszoną wolą, oraz że umowa nie została zawarta pod naciskiem, przymusem, na skutek braku doświadczenia, chwilowej niedyspozycji, w stanie zaniepokojenia lub lekkomyślności, ani w innych wyraźnie niekorzystnych okolicznościach.

URS świadczy swoje usługi na rynku międzynarodowym i jest reprezentowane w wielu regionach przez autoryzowanych przedstawicieli.

Przedstawiciel regionalny może być osobą fizyczną lub prawną, która pośredniczy w komunikacji pomiędzy biurem URS i Klientem, pomaga zorganizować przebieg audytu certyfikacyjnego i pobiera w imieniu URS opłaty związane z audytem certyfikacyjnym oraz rejestracją GMP+ na własny rachunek.

URS GmbH jest odpowiedzialne za certyfikację klienta oraz decyzję dot. audytu certyfikacyjnego, zgodnie z warunkami akredytacji. URS GmbH nie przeniesie tej odpowiedzialności na stronę trzecią.

Postanowienia w zakresie niniejszych reguł i warunków odnoszą się, w ramach URS, do wszystkich pracowników biorących udział w procesie certyfikacji, w tym przedstawicieli regionalnych.

Spory prawne rozwiązywane są zgodnie z porządkiem prawnym UE (Unii Europejskiej).

United Registrar of Systems Polska Sp. z o.o.
Żeromskiego 62 lok. 2
50-312 Wrocław
Polska
 

Please select ...

Certification of Systems
www.urs-certification.co.uk

Certification of Persons
www.urs-persons.co.uk

Certification of Products
www.urs-products.com

Inspection and Revision
www.urs-inspection.co.uk

Insurance
www.urs-insurance.co.uk

×
Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka). Lista cookies i możliwość ich wyłączenia jest dostępna w przeglądarce. Akceptuję, zamknij ostrzeżenie.